Žádosti o čerpání prostředků v 1s. Žádosti o utracení finančních prostředků

Systém si můžete nakonfigurovat tak, že všechny (nebo některé) platby budou zpracovány pouze na základě povinného vytvoření a schválení žádosti o finanční prostředky. To je regulováno funkční možností Žádosti o útratu Peníze :

Pokud je tato možnost povolena, je pro každou z nich nakonfigurována povinnost zadávat objednávky bankovní účet organizace:

Při vytváření aplikace je indikována její činnost:

A také způsob platby:

Žádosti o čerpání DS lze vytvářet buď ručně, nebo na základě objednávek, standardů odborného vzdělávání a dalších dokumentů. Na základě aplikací zase můžete vytvářet Odpisy bezhotovostních DS, hotovostní zúčtování a další doklady.

Otázka 1.14 zkoušky 1C: ERP Professional Enterprise Management 2.0. Zákaz odepisování prostředků bez dokladu „Žádost o platbu“:

1. Definováno v uživatelském nastavení
2. Definováno v dodatečných uživatelských právech
3. Určeno rolí uživatele
4. Určeno pro každý účet zvlášť

Ověřeno. Správná odpověď je čtvrtá, rozbor viz výše.

Otázka 8.5 zkoušky 1C: ERP Professional Enterprise Management 2.0. Dokument „Žádost o vydání prostředků“ lze připravit podle typu hotovostních výdajových operací:

1. Převod finančních prostředků na placení daní
2. Převod prostředků mezi mateřskou organizací a samostatnými divizemi
3. Registrace transakce převodu měny
4. Převod finančních prostředků na úhradu celních výdajů
5. Možnosti 1 nebo 4
6. Možnosti 1 nebo 2 nebo 3 nebo 4

Ověřeno. Správná odpověď je číslo šest, viz dostupné operace výše.

Otázka 8.8 zkoušky 1C: ERP Professional Enterprise Management 2.0. Dokument „Žádost o vydání prostředků“ lze připravit podle typu hotovostních výdajových operací:

1. Převod dodavateli
2. Vydávání mezd
3. Převod peněz do banky
4. Možnosti 1 nebo 2
5. Možnosti 1 nebo 2 nebo 3

Ověřeno. Správná odpověď je čtvrtá. Doručení finančních prostředků do banky není formalizováno žádostí, ale Rozkaz k přesunu DS.

Otázka 8.10 zkoušky 1C: ERP Professional Enterprise Management 2.0.

1. Bezhotovostně
2. Hotově nebo bezhotovostně
3. Platební karta
4. Možnosti 1 nebo 2
5. Možnosti 1 nebo 3
6. Možnosti 1 nebo 2 nebo 3

1. Hotovost
2. Platební karta
3. Doklad o penězích
4. Možnosti 1 nebo 2
5. Možnosti 1 nebo 3
6. Možnosti 1 nebo 2 nebo 3

Ověřeno. Správná odpověď je čtvrtá.

Otázka 8.14 zkoušky 1C: ERP Professional Enterprise Management 2.0. Dokument „Žádost o vydání finančních prostředků“ lze zadat:

1. Na základě dokumentu "Objednávka dodavateli"
2. Na základě dokladu "Příjem zboží a služeb"
3. Možnosti 1 a 2 v závislosti na stavu podpůrných dokumentů
4. Z přehledu „Platební kalendář“.
5. Možnosti 1 a 2 a 4
6. Možnosti 3 a 4

Ověřeno. Správná odpověď je pátá. Uvažujme. Na základě Objednávky dodavateli je aplikace bez problémů zadána, i přes její stav Nesouhlasí a platba až po doručení (které ještě neproběhlo):

zde je aplikace:

Odborné školy nemají vůbec žádný statut; Do aplikace lze také bez problémů vstoupit:

Ze sestavy Platební kalendář neexistuje žádná přímá možnost vytváření aplikací, ale můžete otevřít základní dokument ze sestavy a vytvořit z něj aplikaci:

1. Platit
2. Souhlas
3. Bez ohledu na stav

1. Úvod

Hotovostní plánování je jedním z hlavních úkolů manažerského účetnictví, na rozdíl od finančního účetnictví.

Samozřejmě existují i ​​další podstatné rozdíly mezi managementem a účetnictvím (různé požadavky na analytiku, na posuzování a přeceňování majetku/závazků, nutnost tvorby rezerv atd.), ale nutnost řešit problémy plánování je nejobtížnější ze všech. jim.
Složitost plánování spočívá nejen v přípravě plánu (jeho výpočtu, sestavení podle různých scénářů), ale je také nutné:

• Proveďte přeplánování;
• Aktualizace plánů, převod úprav do následujících období;
• Proveďte plán – věcný rozbor.

Účetnictví je potřeba zlepšit, to ano, ale ne na úkor plánování.
Plánování samozřejmě stále dělají (ale ne v 1C, ale v XLS). A úplně prvním, hlavním úkolem (který se snaží vyřešit) je plánování hotovosti.

• (1) Strategické (rozpočtování);
• (2) Provozní.

Ale co se týče operativního plánování d/s, tady je situace jiná. To znamená, že často existuje velké množství faktur k úhradě, mnoho pravidelných plateb, očekávané platby za objednávky zákazníků atd.

A kromě toho to vše může být „vázáno“ na velké množství primárních dokumentů, se kterými různí uživatelé programu pracují, dokumenty se upravují, situace se mění atd.

Více důležitý rozdíl operativní plánování se liší od rozpočtování tím, že často přichází zdola nahoru. Tedy z „Žádostí o d/s výdaje“, které vždy vyplňují pracovníci oddělení.

A tyto žádosti je proto třeba zpracovat včas, přijmout/zamítnout, „naplánovat“ a zaplatit.

Celkový: operační plánování pro d/s je úplně první plánovací úkol, který by měl být automatizován v 1C pro jakýkoli podnik.

A v důsledku plánování by finanční oddělení / pokladna mělo v systému „vidět“:

• Kdy, komu, z jakého bankovního účtu/hotovosti, jakou částku je třeba zaplatit;
• Jaký bude zůstatek hotovosti k datu „takový a takový“ s ohledem na aktuální zůstatky, plánované výdaje a peněžní příjmy. Je třeba se vyhnout tzv. "peněžní mezery"

  To znamená, že je potřeba pracovat se splátkovým kalendářem.

• Jaký dluh u protistran bude ke stanoveným datům, s ohledem na plánované platby, příjmy a aktuální zůstatek vzájemných vypořádání.

  To znamená, že je potřeba pracovat s kalkulačním kalendářem.

Každou z konfigurací lze použít k řešení problémů provozního plánování, ale měla by být provedena vyvážená volba na základě rozsahu a rozsahu vašeho projektu.

2. Vlastnosti softstartéru 1.3

V tuto chvíli 1C ještě nevydalo dlouho očekávané nové vydání UPP (revize 2). A z tohoto důvodu se zaměříme na to, co je k dispozici - odpovídající subsystémy SCP 1.3:

Nutno podotknout, že subsystém „Žádosti o vydání hotovosti“ byl v konfiguraci aktualizován poměrně nedávno (2011). V důsledku toho se v režimu spravovaného rozhraní na panelu sekce objevila položka „Požadavky na útratu d/s/“.

Pokud se pokusíte ve standardní konfiguraci v režimu souborů otevřít formulář dokumentu „Žádost o D/s Expenses“ (aka ZRDS), pak se okamžitě objeví chyba pro proměnnou „Globální hodnoty“ z obecného modulu „Práce s Obecné proměnné“.

Takové chyby však lze napravit, jak se říká: „sediment zůstává“. Tzn., že „drsností“ je v subsystému UPP ZRDS dostatek.
Možnost sestavit dokument ZRDS přes WEB prohlížeč je užitečná, ale v praxi si budete muset dobře promyslet zjednodušení a ergonomii standardní forma dokument. To bude důležité zejména pro mobilní zařízení.

Ale co se týče platebního kalendáře, tak v režimu tenkého klienta, na dálku přes WEB prohlížeč atp. nebudete moci použít. Důvodem je, že subsystém Cash Management nebyl dlouhodobě aktualizován a zejména sestava Platební kalendář není postavena na systému skládání dat. Proto tuto sestavu nelze použít v tenkých klientech, není možné pro ni vytvářet vlastní nastavení.

Při práci se ZRDS zaujímají důležité místo předpisy pro koordinaci a schvalování žádostí. V závislosti na organizační struktuře podniku a dalších charakteristikách podnikání může být vnitřní postup schvalování žádostí (schvalovací řád) značně složitý (vícestupňový, variabilní atd.). Pro automatizaci to tedy není snadný úkol.

V UPP je implementován koordinační a schvalovací subsystém. Poskytuje poměrně flexibilní nastavení.

• Schválení je potvrzením nutnosti zaplatit za aplikaci. Typicky musí schválení projít vedoucími oddělení, manažery a dalšími odpovědnými osobami společnosti.
• Schválení je konečným potvrzením (pokladníkem), že žádost bude zaplacena. V tomto případě je nutné určit datum platby a bankovní účet/pokladnu, ze které bude platba provedena. Platba tedy spadá do operačního plánu (platebního kalendáře).

1. Použití mechanismu schvalování aplikací můžete povolit samostatně pro každou organizaci.

• Je možné nakonfigurovat posloupnost aplikace prostřednictvím tras a hierarchii tras.

1. Je třeba poznamenat, že hierarchie v adresáři oddělení není brána v úvahu v mechanismech směrování aplikací.
2. Je také nutné zrušit, že koordinace a schvalování byly technicky konstruovány bez použití mechanismu obchodních procesů.

• V každém bodě můžete určit jednoho/několik uživatelů, pro které bude schválení aplikace dostupné. Tedy že žádost může schválit kdokoli z nich (kdo to stihne jako první).

• Každému oddělení můžete přiřadit odpovídající bod schvalovací trasy. Podstatou toho je toto: při vyplňování žádosti (ZRDS) musí být uveden centrální federální okruh (divize). A v závislosti na specifikovaném rozdělení UPP „najde“ odpovídající schvalovací bod a do tohoto bodu „odešle“ žádost o schválení.

Při nastavování schvalovací cesty je také možné nespecifikovat oddělení. V tomto případě bude takový koordinační bod „aplikován“ na všechny CFD, pro které není odpovídající bod trasy specificky označen.

1. Samotné schválení se provádí pomocí speciálního zpracování „Schválení žádosti“

1. Analýza plánované dostupnosti finančních prostředků, splátkového kalendáře a sledování hotovostních mezer se provádí v přehledu „Platební kalendář“.

Kromě plánované spotřeby d/s (ZRDS) můžete zohlednit i plánovaný příjem d/s. Pro tyto účely se předpokládá vypracování zvláštního dokumentu „Plánované pobírání příjmů“.

Je třeba poznamenat, že ačkoli dokument „Plánovaný příjem d/c“ má své stavy (připravené, odsouhlasené atd.), není zde možnost tento dokument (stejně jako ZRDS) koordinovat. To znamená, že změna stavu dokumentu je možná pouze v režimu „ručního ovládání“.

A v UPP je možné vzít v úvahu plánovaný příjem hotovosti od kupujících bez přípravy dokumentů „Plánovaný příjem hotovosti“.

To znamená, že pokud jsou pro kupujícího vystaveny „Objednávky zákazníků“, pak v samostatném přehledu „Platební kalendář s přihlédnutím k objednávkám“ lze tento plánovaný příjem vidět.

1. Kromě sestavy Platební kalendář existuje sestava Analýza dostupnosti hotovosti.

Zároveň je možné rezervovat d/s (na základě žádostí o výdaje) nebo podávat žádosti proti plánovaným příjmům.

Nechybí ani funkcionalita pro uzavření ZRDS a plánovaný příjem z d/s. Pro tyto účely jsou v režimu „běžný klient“ poskytovány doklady „Uzávěrka žádostí o vydání/příjmy“.

Tato funkce však také není podporována v režimu tenkého/webového klienta.
Zde musíte pochopit, že technika „tvrdé rezervace“ je silně svázána s chronologií zadávání dokumentů, což ztěžuje úpravy a přeplánování.

Proto je funkcionalita v UPP ponechána spíše jako „dědictví minulosti“ a pro analýzu dostupnosti d/s by měl být použit platební kalendář.

Takže jsme zvážili funkčnost softstartéru a nyní uvedu ty aspekty standardní konfigurace, které je v praxi na projektech třeba upravit:

1. Podle dokumentu „Žádost o výdaje d/s“:
   1. V dokumentu můžete uvést „Divize“ (mimochodem, v konfiguraci je označena jako Centrální federální okruh - centrum finanční odpovědnosti). Je však docela možné, že žádost je podána z jedné divize (CFD), a v tomto případě bude nutné náklady dále připsat/rozdělit jiné divizi (divizím) (CFD – centra finančního řízení).

      Schopnost specifikovat digitální funkce atd. - nepřítomný.

      Chybí možnost změny trasy nebo přesměrování aplikace na jiné trasy.

1. Není možné plánovat přesuny hotovosti mezi běžnými účty, z účtu do pokladny apod.
1. Proces dohody:
   1. Je možné koordinovat ZRDS, ale chybí možnost koordinace plánovaného příjmu d/s.
   2. V praxi se stává nutností provádět schvalování pro ostatní zaměstnance. Systém zároveň potřebuje zaznamenávat informace o tom, „kdo a pro koho schvalování provedl“.

      Možnost instalace více možných vykonavatelů na jednom koordinačním místě často není vhodná, proto může být tento vykonavatel indikován v jiných fázích koordinace. To vše ve výsledku povede k tomu, že zaměstnanec bude mít v seznamu žádostí o schválení současně hlavní i nepřímé schvalovací úkoly. To samozřejmě uživatele mate a není to pohodlné.

      Abych to shrnul, schopnost koordinace za jiného interpreta, schopnost naznačit, kdo má právo koordinovat za koho chybí.

   3. V procesu schvalování žádostí, kdy je žádost předána ke schválení dalšímu na trase, je žádaná funkcionalita automatického informování (e-mailem) dalšího vykonavatele, ale i autora žádosti. .
   4. Pokud je již autor aplikace zodpovědný za koordinaci/schvalování (v jakékoli fázi trasy!), pak je celkem logické, že program trasu automaticky „zkrátí“ a přesměruje aplikaci na nejvyšší dostupnou úroveň. Toto však není v UPP stanoveno.
   • Všechny výše uvedené požadavky, i když nejsou součástí standardní konfigurace, jsou nicméně .

1. Přehledy, přístupová práva.
   1. Existuje požadavek na možnost omezení přístupu k aplikacím pouze dostupným autorům/výkonným umělcům (koordinátorům); podle oddělení dostupných uživateli.
   2. Neexistuje žádná zpráva o sledování (po dnech a intervalech) skutečného a plánovaného dluhu. To platí jak pro kupující, tak pro dodavatele.
   3. Hlášení a některé funkce nejsou vhodné pro práci v režimu tenkého/webového klienta.
2. Účtování řádných dohod a smluv.
   1. Často dochází k situacím, kdy je nutné dodavatelům pravidelně platit. Například splátky nájmu atd.

      UPP to automaticky nepromítne do splátkového kalendáře atp. tyto nadcházející výdaje. To znamená, že je nutné tyto platby ručně sledovat a vyplňovat žádosti o platbu, což je nepohodlné a časově náročné.

   2. Dohody s odběrateli a dodavateli mohou stanovit podmínky pro procento zálohy, platební podmínky atd.

      UPP všechny tyto informace automaticky nezaznamenává a (v důsledku toho) je automaticky promítá do platebního kalendáře.

S vydáním nové konfigurace „Trade Management Rev.11“ se objevilo mnoho nových užitečných funkcí pro úkoly operativního plánování a finanční kontroly.
Snad nejpodstatnější věcí v této části v UT11 (oproti UPP 1.3) je mechanismus účtování splátkového kalendáře. Tento mechanismus „uzavře“ to, co velmi chybělo – automatizaci plánování/účetnictví podle běžných dohod a smluv.

V UT11 tak nemusíte vůbec vystavovat dokumenty (pokud to není potřeba, samozřejmě) pro plánování výdajů a příjmů a zároveň se platební kalendář vytvoří normálně.

Můžete zrušit, že „standardní nastavení“ přehledu „Platební kalendář“ skutečně nesplňuje očekávání (jako takový se kalendář nezobrazuje), ale v uživatelském režimu můžete přidat seskupení podle „datu platby“ a přehledu budou generovány v obvyklé podobě.

Funkčnost sestavy se výrazně rozšířila (ve srovnání s SCP 1.3) díky použití systému skládání dat. Nyní lze sestavu vygenerovat v tenkém/webovém klientovi, uložit do databáze a přiřadit různým uživatelům potřebná nastavení.

Kromě plánování spotřeby a příjmu zboží pro domácnost má nyní UT11 funkcionalitu plánování pohybu zboží pro domácnost. Pro tyto účely můžete vypracovat dokumenty „Příkaz k přestěhování domácností“.

Oproti UPP 1.3 u dokladu „Žádost o vydání hotovosti“ se zvýšil počet uvažovaných typů obchodních transakcí:

Nově je možné schvalovat jak dokumenty „Žádost o čerpání prostředků“, tak další objednávky:

Pro analýzu dluhu podle intervalů/termínů je k dispozici zpráva „ Pohledávky" V případě potřeby si můžete vytvořit i dluhový kalendář. Chcete-li to provést, ve vlastním režimu byste měli přidat seskupení podle dat platby.

Bohužel UT11 (stejně jako dříve) neposkytuje možnost analyzovat dluhový kalendář podle dodavatelů. Pro tento úkol je však třeba dokončit UT11.

Shrnout: nová metodická řešení „1C“ spolu s možnostmi platformy 8.2 poskytují dobrý základ pro automatizaci úkolů operačního plánování a řízení d/c.

Ale zároveň musíte pochopit, že konfigurace UT11 není kompletní, hotové řešení pro automatizaci treasury a finančního plánování.

• Za prvé, UT11 implementuje ve velmi zjednodušené podobě mechanismus pro koordinaci/schvalování žádostí o výdaje a další d/c plánovací dokumenty. To znamená, že neexistují žádné směrovací mechanismy, proces schvalování žádostí je redukován na pouhé nastavování stavů.
• Za druhé, UT11 nemá rozpočtový subsystém a (v důsledku toho) neexistuje žádná funkce pro monitorování aplikací pro plánované rozpočty.

Historicky byla konfigurace WA:Financier vyvinuta na základě produktu Treasury Management.

A zároveň nové řešení „Financier“ od WiseAdvice také obsahuje:

• Subsystém plánování rozpočtu;
• Subsystém správy smluv;
• Subsystém pro tvorbu a účtování skutečných plateb;
• Flexibilní, přizpůsobitelný mechanismus pro generování/vyplňování dokumentů na základě šablon;
• Flexibilní, přizpůsobitelný subsystém integrace klient-banka.

1. Během procesu schvalování žádosti můžete dokument nejen schválit/zamítnout (jak se to dělá v UPP), ale jsou k dispozici i další funkce: například poslat dokument k revizi, nebo si vyžádat doplňující informace. informace.

   Celý tento proces je automatizovaný, a proto jsou poskytovány zprávy o stavu zpracování schvalování dokumentů.

5. Výsledky

Závěry:

1. Automatizovat práci finančních oddělení, pokladen, organizací se složitou organizační strukturou. strukturou je nejvhodnějším řešením "WA: Finančník".

   Toto řešení se vyvíjelo a vyvíjelo po dlouhou dobu a podle toho kumulovalo specifika a požadavky různých finančních institucí. oddělení a pokladny. Celkové mzdové náklady na vývoj řešení činily více než 5 000 osob/hod.

   Výhodou řešení WA: Financier je jeho pokročilá funkčnost a velké množství mechanismů nastavení programu. Implementace tohoto řešení je tedy možná v krátké době (tzv. „implementace out-of-the-box“) bez dodatečných nákladů. vývoj, programování atd.

   Vzhledem k tomu, že řešení obsahuje mechanismy pro obousměrnou výměnu se všemi hlavními standardními konfiguracemi, nebude integrace do stávající struktury (výměna dat s databázemi UT, UPP, Kompleksnaya, Bukh) obtížná.

2. Pro automatizaci finančního oddělení / pokladny jako součást komplexního projektu automatizace nejlepší řešení je na základě UPP.

   Zároveň musíte pochopit, že funkčnost softstartéru bude vyžadovat vylepšení.

   Specifika, finanční požadavky. oddělení a pokladny nejsou v UPP zasazeny tak hluboko, jak je tomu u samostatných, specializovaných řešení.

   Proto by implementace SCP pro tyto úkoly měla být prováděna pouze jako součást projektu automatizace.

3. Pro velké organizace k automatizaci oddělení pokladny UT11 nesedí.

   V tomto rozhodnutí za prvé neexistují žádné mechanismy pro koordinaci/schvalování plánovacích dokumentů.

   Za druhé, neexistuje žádný rozpočtový subsystém a kontrola plnění rozpočtů během operativního plánování.

   Nicméně UT11 ideální pro automatizace (včetně provozního plánování d/c) malé finanční oddělení společnosti.

Společnost může platit dodavateli v hotovosti nebo převodem peněžních prostředků na bankovní účet dodavatele (bezhotovostní platba). Platba v hotovosti se provádí pomocí dokladu Výdajový pokladní příkaz.

Bezhotovostní platba (převod peněžních prostředků na běžný účet dodavatele) je zaznamenána v dokladu Odepsání bezhotovostních peněžních prostředků.

Doklady lze vyhotovit na základě dříve vyhotovených dokladů Příjem zboží a služeb. Převod peněžních prostředků na běžný účet dodavatele probíhá ve dvou fázích: provedení a tisk platebního dokladu (odchozí platební příkaz) a provedení samotného převodu peněžních prostředků z běžného účtu podniku na běžný účet dodavatele (po obdržení výpis z bankovního účtu).

Tento postup zadávání dokladů může nastat, pokud podnik neplánuje příjmy a nekontroluje výdaje finančních prostředků. Pokud podnik potřebuje kontrolovat vynakládání finančních prostředků, pak se vynakládání finančních prostředků provádí v souladu se schválenou žádostí o vydání finančních prostředků. Pro implementaci této možnosti platby v programu musí být v sekci Administrace - Organizace a fondy zaškrtnuto políčko Žádosti o čerpání prostředků.

Kontrolu hotovosti lze provádět pouze na některých pokladnách nebo běžných účtech. Je možné definovat seznam těch pokladen a běžných účtů, ze kterých bude řízen tok finančních prostředků. Ta se zjišťuje v kartě konkrétní pokladny nebo běžného účtu.

Ke kontrole čerpání finančních prostředků slouží dokument Žádosti o vydání finančních prostředků.

Jak plánovat a koordinovat s vedením výdaje finančních prostředků.

Pro využití mechanismů pro plánování a kontrolu čerpání prostředků je nutné, aby v sekci Administrace - Organizace a fondy bylo zaškrtnuto políčko Žádosti o čerpání prostředků.

Rovněž je možné kontrolovat čerpání finančních prostředků v souladu se stanovenými limity čerpání finančních prostředků. Chcete-li implementovat takovou kontrolu, měli byste zaškrtnout další zaškrtávací políčka pro kontrolu limitu v části Správa – Organizace a fondy.

Limit peněžních výdajů je stanoven na měsíc a je podrobně rozpracován podle položek peněžních toků (platba dodavatelům, výplata mezd, obchodní výdaje atd.). Seznam položek peněžních toků může uživatel volitelně doplňovat (sekce Finance – Nastavení a referenční knihy – Položky peněžních toků).

Pro každou divizi a pro každou organizaci je možné nastavit limity na výdaje finančních prostředků.

Je třeba poznamenat, že pokud u žádné položky peněžních toků není potřeba řídit výdaj, pak je třeba jej ještě zahrnout do tabulkové části dokladu Limity výdajů DS a nastavit u něj možnost kontroly „neomezeno“. . Do tabulkové části dokladu je možné automaticky vyplnit všechny položky peněžních toků nebo ty limity peněžních toků, které byly nastaveny v předchozím měsíci.

Proces schvalování a schvalování žádosti se skládá z následujících fází.

• Příprava žádosti iniciátorem platby.
• Koordinace aplikací.
• Schvalování žádostí (příprava žádostí o platbu).

Příprava žádosti iniciátorem platby.

Žádost o čerpání finančních prostředků vyplní manažer na základě dodacího dokladu. Žádost o čerpání prostředků lze vytvořit ze seznamu nebo z formuláře dokladu.

Je také možné podat jednu žádost pomocí několika dodacích dokladů nebo bez uvedení platebního dokladu.

V nové žádosti o vydání finančních prostředků se vyplní všechny údaje z dokladu, na základě kterého se žádost vyhotovuje. Manažer sleduje správnost vyplnění údajů v přihlášce, nastaví předpokládaný termín platby a provede ji. Žádost se podává ve stavu Neschváleno.

Manažer může k aplikaci přiložit vytištěné kopie faktur vystavených dodavatelem, dodacích dokladů nebo jakýchkoli jiných dokladů, které potvrzují potřebu vynaložení finančních prostředků. K tomu použijte mechanismus Attached files (příkaz na navigačním panelu formuláře). Pokud musí být aplikace zaplacena, může ji správce nastavit na vysokou prioritu.

Koordinace aplikací.

Seznam neschválených žádostí se předkládá ke schválení vedoucímu odboru (pokladník, finanční ředitel). Pro koordinaci žádostí je zřízeno samostatné pracoviště Žádosti o schválení (sekce Finance). Žádosti budou moci schvalovat pouze ti uživatelé, kteří mají právo (role) Schvalování žádostí o utracení prostředků.

V seznamu můžete vybrat ty neschválené žádosti, u kterých se blíží termín platby. K tomu je potřeba vybrat v seznamu podle stavu Nesouhlasí a podle data platby.

Můžete také samostatně zvážit aplikace, které mají nejvyšší prioritu, a aplikace pro každou organizaci.

Při prohlížení žádostí vidí vedoucí odboru (pokladník, finanční ředitel) v seznamu všechny potřebné údaje o žádosti: výši žádosti, příjemce atd. Bez otevření seznamu vidí zdůvodnění žádosti. potřeba vynaložit finanční prostředky na aplikaci (přiložené soubory). Chcete-li to provést, klepněte na ikonu.

Chcete-li schválit (zamítnout) několik žádostí o platbu, můžete požadované žádosti vybrat ze seznamu a vybrat příslušné příkazy:

• Koordinovat žádosti – pokud je nutné koordinovat žádosti o čerpání prostředků;
• Odmítnout žádosti – pokud by měly být zamítnuty žádosti o čerpání prostředků.

Žádost se podává ve stavu Souhlasím. Při schválení žádosti je sledován stanovený limit hotovostních výdajů. Možnost schvalovat požadavky nad limit je dostupná všem uživatelům, kteří mají právo schvalovat.

Schvalování žádosti můžete organizovat několika osobami. V tomto případě lze proces schvalování žádosti organizovat v programu 1C: Document Flow s využitím možností společného používání programů Trade Management a 1C: Document Flow.

Schvalování žádostí (příprava žádostí o platbu).

Pro schvalování žádostí musí mít uživatel definovanou další roli - Schvalování plateb žádostí o čerpání prostředků. V programu je tato role nastavena pro přístupový profil Pokladník.

Informace o schválených žádostech jsou uvedeny v platebním kalendáři (sekce Finance).

Výše sjednaných plateb za aplikace se zobrazuje ve sloupci Vše očekávané.

Finančník analyzuje možnost úhrady žádostí v určený den v hotovosti nebo převodem prostředků z běžného účtu. Aplikaci lze otevřít přímo z kalendáře a určit u ní datum a způsob platby. To znamená, že v souladu s dostupným hotovostním zůstatkem v různých pokladnách a běžných účtech finančník určuje, jak nejlépe zaplatit za tuto aplikaci.

Přímo z kalendáře můžete zadat příkaz k přesunu peněžních prostředků (z jiné pokladny, jiného běžného účtu) nebo zaevidovat předpokládaný příjem peněžních prostředků (příjem dalších půjček, úvěrů apod.).

Po upřesnění data a způsobu platby finančník žádosti schválí (nastaví jim stav K platbě).

Po konečném schválení žádostí zkontroluje možnost platby žádostí. Částka za schválené žádosti se zobrazuje ve sloupci Splatnost.

Po schválení žádosti (nastavení stavu K platbě) můžete vystavit platební doklad na čerpání prostředků.

Po schválení žádosti je vhodné vystavit platební doklady s uvedením typu platby, která byla v žádosti evidována. Jsou však povoleny i jiné druhy plateb. Část žádosti lze zaplatit například v hotovosti a část převodem prostředků z běžného účtu.

V případě hotovostních plateb se vystavuje doklad Pokladní doklad. Žádost o čerpání prostředků se zobrazí jako platební příkaz v seznamu hotovostních odchozích příkazů. Pro opravu platby stačí kliknout na tlačítko Zaplatit. Informace v pokladním dokladu budou naformátovány v souladu s údaji schválené žádosti.

Převod prostředků z běžného účtu probíhá ve dvou fázích:

1. Platební příkaz je vyhotoven a vytištěn. Platební příkaz je odeslán do banky.
2. Skutečné odepsání peněžních prostředků z běžného účtu je zaznamenáno po obdržení bankovního výpisu o pohybu peněžních prostředků na běžném účtu.

Jak vystavit a vytisknout platební doklad.

V programu lze vystavit libovolný typ platebního dokladu: odchozí platební příkaz, převedený akreditiv, převedený inkasní příkaz atd. Pro evidenci všech těchto typů dokladů v programu slouží jeden doklad - Odepsání ne peněžní prostředky.

Jaký typ platebního dokladu se vystavuje pro převod do banky, určíte nastavením příslušného typu v dokladu Odepsání bezhotovostních prostředků.

Seznam dokladů, u kterých je třeba evidovat platbu, je zobrazen na stránce K platbě seznam dokladů Bezhotovostní platby.

Pokud není použito pokladní plánování (v nastavení není zaškrtnuto políčko Žádosti o hotovostní výdej), pak se v tomto seznamu zobrazí všechny doklady, u kterých je nutné hotovostní výdej zpracovat: objednávka u dodavatele, příjem zboží a služeb, atd.

Pokud jsou vzájemná vypořádání s dodavatelem prováděna jako celek podle smlouvy (bez upřesnění objednávek nebo faktur), pak bude v seznamu uvedena částka dlužná dodavateli podle smlouvy.

Pokud podnik využívá hotovostní plánování, pak se v tomto seznamu zobrazí pouze schválené žádosti o čerpání prostředků (žádosti se stavem K platbě).

Pro vystavení platebního dokladu pro odepsání bezhotovostních prostředků je třeba kliknout na tlačítko Zaplatit. Bude vygenerován doklad Odepsání bezhotovostního DS. Údaje v dokumentu budou vyplněny v souladu se schválenou žádostí o čerpání finančních prostředků. V tabulkové části dokumentu bude vyplněn předmět vypořádání (Smlouva s dodavatelem, Objednávka dodavateli, Příjem zboží a služeb), který byl uveden v žádosti o čerpání prostředků.

Po zaúčtování dokladu se automaticky doplní částka a měna vzájemných zúčtování. Měna vzájemných zúčtování je určena měnou vzájemných zúčtování, která byla definována v objektu zúčtování uvedeného v platebním dokladu. V našem případě je předmětem vypořádání doklad o příjmu, udává měnu vzájemných vyrovnání, rubly, takže výše vzájemných vypořádání bude také zaznamenána v rublech.

Platební doklad je vytištěn a odeslán do banky. Pro správné provedení platebního příkazu je třeba pečlivě zkontrolovat a případně opravit všechny údaje uvedené v poli Účel platby. Pro automatické vyplnění účelu platby použijte příkaz Vložit. Pomocí tohoto příkazu můžete vyplnit seznam těch dokladů, u kterých musí být evidována platba (v tabulkové části dokladu označeny jako zúčtovací objekt).

Jak zaregistrovat skutečnost převodu prostředků z běžného účtu společnosti na běžný účet dodavatele.

Po obdržení bankovního výpisu s poznámkou o převodu prostředků z běžného účtu obchodníka na běžný účet dodavatele v platební příkaz je zaškrtnuto políčko Odesláno bankou.

Je možné nastavit skupinovou značku, aby banka provedla vybraný seznam plateb.

Po obdržení bankovního výpisu musí účetní provést následující úkony.

• V seznamu Bezhotovostní platby nastavte bankovní účet a období, které jsou uvedeny pro platby na výpisu z účtu.
• Klikněte na tlačítko Unaccounted for Bank. V seznamu zůstanou pouze ty platby, které nejsou bankou označeny jako provedené.
• Pomocí tlačítek Příjem a Odepis evidujte ty platby, které je třeba promítnout do bankovního výpisu.
• Vyberte seznam všech plateb a klikněte na tlačítko Zaúčtováno bankou.
• V zobrazeném dialogovém okně nastavte datum pro platby bankou a klikněte na OK.

U všech označených plateb bude zaškrtnuto políčko Zaúčtováno bankou. Pro odsouhlasení plateb s přijatým bankovním výpisem použijte sestavu Výpis po dnech, která se vyvolá hypertextovým odkazem ze seznamu.

Je třeba poznamenat, že program poskytuje možnost automatické registrace plateb pomocí programu Bankovní klient. Program se spouští kliknutím na tlačítko Směna s bankou v seznamu Bezhotovostní platby.

K dispozici je také smíšená platba. To znamená, že část částky může být zaplacena v hotovosti a část převodem prostředků na bankovní účet dodavatele. V tomto případě se na základě žádosti o vydání peněžních prostředků (nebo příjmového dokladu) vyhotovují dva doklady: Výdajový pokladní příkaz a Odpis bezhotovostních prostředků.

Informace o platbách dodavatelům lze získat v přehledu Karta zúčtování s dodavateli. Hlášení se vyvolává z karty dodavatele.

Jak zpracovat platbu dodavateli v cizí měně převodem prostředků na cizoměnový vypořádací účet.

Registrace takové transakce má smysl pouze v případě, že dochází k vypořádání se zahraničním dodavatelem. Měna, ve které se vypořádání s dodavatelem provádí, je stanovena ve smlouvě s dodavatelem. Pokud se smlouvy nepoužívají, je měna vzájemného vypořádání určena v objednávce dodavatele nebo v dokladu o příjmu, pokud není objednávka u dodavatele zadána.

Prostředky musí být převedeny z cizoměnového účtu podniku na cizoměnový účet dodavatele.

Tato operace se provádí pomocí dokladu Odepsání bezhotovostního DS s následnou evidencí platby (zaškrtnutím políčka Zaúčtováno bankou) po zaevidování bankovního výpisu. V dokladu je vybrán běžný účet. Musí uvádět měnu, ve které mají být finanční prostředky převedeny na bankovní účet dodavatele. Měna běžného účtu se nemusí shodovat s měnou, ve které jsou vystaveny doklady s dodavatelem (dodavatelská smlouva, objednávka dodavatele, dodací doklad). Například vzájemné vyrovnání s dodavatelem se provádějí v eurech a prostředky se převádějí v dolarech. Po dokončení takových transakcí je nutné formalizovat přecenění měnových fondů. Přeceňovací doklad se vytvoří automaticky při zpracování měsíční uzávěrky (část finanční). Program sám určí, zda je potřeba provést přecenění, automaticky přecení platby dodavatelům, vypočítá kurzové rozdíly a přiřadí je k ostatním příjmům (případně výdajům).

Obchodní proces „Koordinace a schvalování žádostí o čerpání prostředků“

V podmínkách stabilní finanční situace je podnik schopen plně a včas plnit své závazky - v tomto případě podnik nemusí optimalizovat vynakládání finančních prostředků. V současné době, v podmínkách finanční krize, mechanismus pro rozdělování omezených finančních prostředků proti závazkům podniku je obzvláště důležitý.

Proces se skládá ze šesti po sobě jdoucích fází:

1. Zástupce jednotky (manažeři, inženýři atd.) vyplní na vypořádacích dokladech žádost o vydání finančních prostředků na závazky - zálohy ze smluv a splacení dluhu.

2. Vedoucí oddělení pomocí vhodných nástrojů kontroluje správnost žádostí a případně je opravuje.

3. Odpovědný zástupce finanční služby (finanční ředitel, náměstek finančního ředitele nebo vedoucí organizace) určuje, ze kterých běžných účtů, na koho a v jaké výši mají být peněžní prostředky převedeny.

4. Vedoucí oddělení rozděluje částky povolené k úhradě podle konkrétních aplikací (ve skutečnosti podle závazků - objednávky, faktury, zúčtovací doklady).

5. Účetní oddělení podniku na základě schválených a přidělených žádostí vytváří odchozí platební příkazy.

6. Platební příkazy se automaticky nahrávají do banky klienta.

Podání žádostí o čerpání finančních prostředků

Evidence transakcí pro čerpání prostředků z běžných účtů vždy začíná plánováním čerpání prostředků - tedy zpracováním žádostí o útratu všemi útvary podniku zapojenými do procesu.

Každá služba podniku vyplňuje žádost o vydání finančních prostředků v závislosti na účelu výdajů (každý účel výdajů odpovídá určitému druhu operace v dokumentu „Žádost o vydání finančních prostředků“). Účelem výlohy může být v případě zálohových plateb objednávka dodavateli, v případě splacení dluhu doklad o vypořádání.

Celá plánovaná útrata finančních prostředků za všechny služby se tak musí promítnout do systému ve formě žádostí o vydání finančních prostředků.

Sestavení žádosti o čerpání prostředků se provádí pomocí dokumentu „Žádost o čerpání prostředků“.

Obr. 1.

Kontrola připravených aplikací

Vedoucí odboru kontroluje seznam žádostí o čerpání prostředků podaných podřízenými, opravuje je a zasílá ke schválení finanční službě. Pro schválení žádosti o čerpání prostředků se vyhotovuje dokument „Schválení žádostí“, ve kterém jsou vybrány nevyřízené doklady „Žádost o čerpání prostředků“.

Obr.2.

Výsledkem je, že po kontrole a úpravě vedoucí odboru potvrzuje, že vyplněné žádosti byly schváleny a jsou připraveny k posouzení finanční službou.

Obr.3.

Schvalování žádostí finanční službou

Poté, co je pro každou službu připravena - v systému vyplněna - žádost o čerpání prostředků, rozhodne finanční ředitel nebo jím pověřená osoba o jejich úhradě (úplné nebo částečné) v daný den. V tomto případě lze rozhodnout o každé jednotlivé žádosti, stejně jako o jejich kombinaci podle určitého kritéria - například o platbě určité protistraně (nebo na základě určité protistrany) nebo o rozpočtu na požadavky na službu jako celek se dohodnou.

Obr.4

Při rozhodování o utrácení peněz musíte uvést, z jakého běžného účtu mají být odeslány. Při kontrole žádostí vidí finanční ředitel na záložce „Zůstatky na účtech“ zůstatky hotovosti na běžných účtech (s ohledem na plánované příjmy a dříve schválené platby). Provedením dokumentu finanční ředitel schvaluje výši finančních prostředků, které lze rozdělit na žádosti o útratu za službu.

Obr.5.

Rozdělení schválených plateb podle žádostí o čerpání prostředků.

Vedoucí oddělení pomocí dokumentu „Distribuce žádostí“ rozděluje částky schválené obecně pro službu nebo speciálně pro protistrany k žádostem, které vybral pro čerpání prostředků.

Obr.6

Pokud je schválený objem žádosti menší než plánovaný, je na zbývající částku automaticky vytvořena žádost o vydání finančních prostředků, kterou může vedoucí odboru podat ke schválení finanční službě v jiný den.

Pomocí sady analytických reportů mohou pracovníci oddělení analyzovat plánovaný, schválený a realizovaný objem plateb a zbývající závazky oddělení vůči dodavatelům.

Registrace transakcí na základě skutečného vynaložení finančních prostředků.

Poté, co žádosti o vydání finančních prostředků projdou schvalovacím procesem s finančním ředitelem, finanční oddělení účtárny na základě schválených žádostí zadá dokument „Odchozí platební příkaz“. V tomto případě jsou v dokumentu „Odchozí platební příkaz“ automaticky vyplněna všechna potřebná pole, účetní uvede účel platby (např. tištěná forma platební příkazy) a zaúčtuje doklad „Odchozí platební příkaz“ bez označení „Uhrazeno“.

Vytvořené a zaúčtované platební příkazy z 1C jsou importovány do systému Klient-Banka.

Následující den, když jsou obdrženy výpisy z banky o dokončených transakcích, účetní v každém platebním příkazu označí „Zaplaceno“ a také zadá do systému transakce pro výdaje prostředků, které banka odepsala z běžného účtu bez přijetí - vyhotovuje dokumenty „Příkaz k úhradě: odepsání prostředků“ a „Přijatá výzva k platbě“. Pokud jsou prostředky odepsány bez přijetí ve prospěch protistran, příslušné služby musí vybrat zúčtovací dokument protistrany, za který byla platba provedena, a uzavřít žádost o útratu, pokud byla dříve dokončena.

Dokončené transakce o útratě finančních prostředků za daný den můžete odsouhlasit s výpisem pomocí standardního zpracování „Výpis z účtu“. Při standardním zpracování „Výpis z účtu“ může specialista kontrolovat stav na začátku, příjmy, výdaje a zůstatek na konci dne pro každý bankovní účet organizace v kontextu dokumentů. Pokud tisk ukazuje, že doklad byl částečně uhrazen, může uživatel provést částečnou platbu přímo ze zpracování.

Teprve poté, co jsou v systému zaúčtovány doklady o vynaložení prostředků se znakem „Zaplaceno“, dojde k odepsání prostředků z účtů a ke změně stavu vypořádání s protistranami.

Možnosti konfigurace

Řešení je určeno pro softwarových produktů"1C: Management výrobní podnik 8“ a „1C: Řízení obchodu 8“.

Náklady na práci

Stanoveno individuálně na základě konkrétní konfigurace Zákazníka.