Как создать счет фактуру на аванс в бухгалтерии предприятия. Как создать счет фактуру на аванс в бухгалтерии предприятия Регистрация авансовых счетов фактур в 1с 8.3

Обычно в 1С Предприятии нумерация новых документов, в том числе и счетов-фактур, осуществляется автоматически. Тем не менее, иногда требуется изменить созданные программой номера. В этой небольшой статье я покажу вам, как исправить нумерацию счетов фактур в 1С на примере конфигурации "Бухгалтерия предприятия". Для большей ясности приведу два примера — для версии 8.2 и версии 8.3.

Общие правила нумерации документов в 1С

Прежде чем исправлять автоматически созданные номера счетов фактур, следует вспомнить общие принципы нумерации документов в 1С. Во-первых, номера в 1С присваиваются только объектным данным: для справочников этот реквизит называется Код, а для документов — Номер. В обоих случаях смысл абсолютно одинаков, равно как и принципы изменения нумерации. Кроме того, рассмотренные принципы исправления нумерации счетов фактур 1С применимы и к документам других типов, например, приходным и расходным кассовым ордерам, а также к элементам любых справочников.

При записи нового счета фактуры в базу, ему присваивается следующий по счету порядковый номер. Если у счета фактуры уже есть номер, то это значит что он уже записан. Нумерация счетов фактур последовательная, сплошная (например, 1,2,3,...10 и так далее).

Ещё один важный момент. Любой объект в 1С имеет некий уникальный идентификатор, позволяющий однозначно отличить его от других объектов. И это вовсе НЕ номер, как многие думают! Номер документа является лишь одним из реквизитов и его можно легко изменить.

Особенность изменения номеров в 1С

Независимо от версии 1С, вы не сможете присвоить элементу справочника или документу уже занятый номер. Имеется ввиду, если этот номер уже занят объектом того же типа, поскольку у разных документов и элементов справочников нумерация своя собственная. Исключением является возможность присвоить занятый номер, но для другой организации в базе, поскольку у разных организаций также своя последовательность номеров.

Если вы хотите , к примеру на 4212, но он уже занят, то сначала вам потребуется освободить этот номер. Для этого нужно сначала сменить номер у того счёта фактуры, который этот номер занимает. Сменить его можно, как обычно, на любой незанятый (например, 99999999). После этого присваиваем освободившийся номер (4212) нужному вам документу. Что делать с другим перенумерованным документом, смотрите сами. К примеру, можно сменить временный номер 99999999 на тот, что занимал перенумерованный вами счет фактура.

Как видите, я привёл тут типичную операцию исправления нумерации счетов фактур 1С, при которой требуется поменять местами номера у документов. Такая ситуация запросто возникает при записи документа неправильной датой (по поводу даты обязательно читать это). Если же просто требуется присвоить счету фактуре другой номер и этот номер не занят, то задача упрощается до смешного и делается за несколько секунд.

Если вы ещё даже не записали счет фактуру, а уже хотите СРАЗУ присвоить ему какой-то определённый номер, то это невозможно. Так что сначала запишите документ, а потом смените номер. Возможность самостоятельно устанавливать номера у документов встречается очень-очень редко, поскольку в этом нет необходимости.

При смене номера счета фактуры в 1С Предприятии указывать незначащие нули слева необязательно.

Тут была важная часть статьи, но без JavaScript её не видно!

Как исправить номер счёта фактуры в 1С 8.3

Для начала нужно чтобы вы вообще видели поле этого самого номера. Если этот реквизит почему-то скрыт, то отобразите его.

Чтобы исправить номер счёта-фактуры в 1С, откройте документ и просто щёлкните мышкой на поле номера и нажмите, к примеру, клавишу Backspace (кнопка над Enter со стрелкой влево, используемая для стирания текста). Поле Номер в большинстве документов просто так редактировать нельзя, поэтому оно по умолчанию заблокировано. 1С спросит вас, действительно ли вы хотите изменить номер. Ответьте Да. При этом поле номера счета фактуры станет активным и вы можете установить тот номер, который вам нужно. Не забудьте записать документ.

Как исправить номер счёта фактуры в 1С 8.2

В 1С версии 8.2 для смены номера счета фактуры вам необходимо открыть документ, после чего зайти в меню Действия и в самом низу выбрать пункт "Изменить номер" (аналогично у справочников этот пункт называется "Изменить код"). 1С Предприятие также спросит подтверждение, в котором нужно ответить Да, после чего поле номера станет активно. По окончании исправления нумерации не забудьте сохранить счет фактуру.

Ошибки из-за исправления нумерации счетов фактур 1С

Стоит иметь ввиду, что исправление нумерации счетов-фактур, а также иных документов 1С Предприятия, может повлечь за собой ошибки в учёте, которые сразу обнаружить вы не сможете. Стоит также учесть и тот случай, когда документ уже распечатан и передан контрагенту. Тема достаточно обширная, я всегда выделяю её на своих занятиях, так что и вам советую быть поосторожнее, чтобы не наделать глупых (и не очень) ошибок в 1С из-за смены нумерации счетов фактур, ПКО, РКО или других документов, в которых номер важен не только в программе, но и за её пределами.

В информационной базе 1С 8.3 Бухгалтерия существует два способа регистрации счета-фактуры на аванс.

Способ 1 – регистрация авансового счета-фактуры на основании

Рассмотрим первый способ как выставить счет-фактуру на аванс в 1С 8.3. Во время оформления организацией поступления на расчетный счет используется механизм “на основании” к документу поступления денежных средств и регистрируется авансовый счет-фактура.

Создадим документ. Перейдем в раздел Банк и касса – Банковские выписки – Поступление:

Заполняем реквизиты документа поступления:

• Вид операции – в этом случае будет установлено Оплата от покупателя;
• Плательщик – организация-контрагент;
• Вх.номер – входящий номер документа контрагента;
• Вх.дата – дата документа контрагента.

Нажатием кнопки Добавить формируем записи поступления денежных средств:

Допустим, в счет аванса по договору с контрагентом по будущей отгрузке товара получено 100 000 руб. После проведения документа получаем проводки:

Теперь на основании сформированного документа поступления денег от контрагента, создадим документ Счет-фактура выданный:

Вид счета-фактуры автоматически установился На аванс. Остается только установить номенклатуру согласно договору:

Проведя документ, получаем движение по бухгалтерскому/налоговому учету и, кроме того, по регистрам 1С 8.3 Журнал учета счетов-фактур и НДС Продажи:

Подробнее о способах автоматического формирования счетов-фактур на аванс, предусмотренных в 1С 8.2 (8.3) смотрите в следующем видео:

Способ 2 – использование автоматической обработки

Использование обработки под названием Регистрация счетов-фактур на аванс – это наиболее предпочтительный и удобный способ при большом количестве оформляемых на аванс счетов-фактур в 1С 8.3.

Рассмотрим оформление авансовых счетов-фактур на небольшом примере:

Предположим, на расчетный счет организации в один из налоговых периодов поступил авансовый платеж на сумму 50 000 руб. Необходимо выписать авансовую счет-фактуру и начислить НДС в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0.

Если используется второй способ регистрации счета-фактуры на аванс, тогда необходимо произвести следующие действия:

• Настроить в базе 1С 8.3 соответствующую задаче учетную политику;
• Выписать счет покупателю;
• На основании документа Счет покупателю осуществить создание документа Поступление на расчетный счет;
• Выполнить регистрацию счетов-фактур на аванс в 1С 8.3.

Итак, начнем с настройки учетной политики в 1С 8.3: Главное – Учетная политика:

На закладке НДС можем выбрать соответствующий учетной политике порядок регистрации счетов-фактур на аванс: будут они зарегистрированы сразу или по истечении срока, или не будут зарегистрированы вовсе:

Какие параметры учетной политики в 1С 8.2 (8.3) необходимо поставить изначально для того, чтобы не было ошибок при формировании счета-фактуры на аванс смотрите в следующем видео:

Следующим шагом будет выписка документа Счет покупателю. Выбираем контрагента, договор с покупателем и перечисляем номенклатуру.

Теперь когда на расчетный счет поступают денежные средства от покупателя, должны указать ранее выписанный Счет покупателю:

Сделаем уточнение по возможностям программы 1С 8.3. В договоре контрагента есть реквизит . Когда товаров по договору много, то можно использовать обобщенное наименование. Тогда в этом случае в документе поступления на расчетный счет не следует указывать счет покупателю:

Тогда в авансовом счете-фактуре будет автоматически подставляться обобщенное наименование из договора:

Продолжим оформление и проведем документ поступления оплаты в 1С 8.3. Получаем проводки:

На следующем этапе должны запустить обработку: Банк и касса – Счета-фактуры на аванс:

В открывшейся форме по кнопке Заполнить:

Табличная часть обработки пополниться записями из ранее оформленных поступлений на расчетный счет. Кроме этого, в 1С 8.3 имеется возможность произвести настройки нумерации счетов-фактур на аванс – будет ли единая нумерация или у авансовых счетов-фактур будет устанавливаться префикс “А”. Кнопка Выполнить осуществляет формирование, а также проведение счетов-фактур на аванс:

Из этой же обработки:

имеется возможность открыть список сформированных счетов-фактур на аванс:

Теперь можем наблюдать результат работы обработки в 1С 8.3. Откроем счет-фактуру на просмотр. Как видно, вид счета-фактуры установился На аванс, а также заполнены остальные реквизиты документа на основании ранее оформленных документов:

Результатом проведения счета-фактуры на аванс будет движение в дебет сч.76.АВ:

Также его движение по регистру Журнала учета счетов-фактур:

Как оформить возврат авансового платежа покупателю в 1С 8.3

Но может возникнуть ситуация, когда покупатель отказывается от договора и ему требуется вернуть перечисленные деньги авансового платежа, а также убрать запись в Книге продаж.

Первое что делаем в 1С 8.3 – это оформляем документ Списание с расчетного счета в разделе Банк и касса – Банковские выписки – Списание:

В проводке субконто счета 62.02 автоматически подставляется предыдущий документ поступления денежных средств:

Для наглядности сформируем отчет по счету 62.02:

Перед тем как перейти к выписке авансовых счетов-фактур, разберемся, какие настройки необходимо предварительно выполнить в программе.

Порядок регистрации

Обычно авансовые счета-фактуры выставляются в течение 5 дней после получения оплаты (п. 3 ст. 168 НК РФ). Но бывают случаи, когда допустимо использовать другой порядок. Например, при долгосрочных непрерывных поставках контрагенту можно не выставлять счета-фактуры в течение месяца, а оформить документ только на сумму незачтенного аванса. Поэтому в необходимо настроить Порядок регистрации счетов-фактур на аванс , который будет использован по умолчанию.

Порядок можно задать и индивидуально для определенного договора контрагента.

Нумерация счетов-фактур на аванс

В 1С можно присваивать префикс «А» ко всем авансовым счетам-фактурам. Эта настройка устанавливается в разделе Справочники – Налоги – НДС .

Авансовые счета-фактуры в 1С 8.3

Как сделать счет-фактуру на аванс в 1С 8.3

Выпишите СФ на аванс одним из удобных способов:

Рассмотрим основные нюансы заполнения авансового СФ в 1С 8.3 для корректного оформления печатного бланка.

Платежный документ

Не забывайте проверять заполнение поля Платежный документ № от . Оно заполняется автоматически, если заполнены данные По документу № от документа-основания. При необходимости заполните это поле вручную.

Наименование

Заполнение таблицы Расшифровка суммы по ставкам НДС :

Если вы не оформляли Счет покупателю и не устанавливали обобщенное наименование в договоре, то заполните графу Содержание услуги, доп. сведения вручную.

Для корректного оформления печатного бланка одно из этих полей должно быть заполнено!

Если СФ не выставляется

Если вы СФ не выставляете контрагенту (печатаете в единственном экземпляре), например, при , то снимите флажок Выставлен (передан) контрагенту .

Регистрация счет-фактуры на аванс необходима только в том случае, если предоплата контрагентом поступила на счет продаваемой организации, а товары еще не подгружены. Разберем, как правильно оформить счет-фактуру на аванс в 1С 8.3 несколькими способами.

Предположим, что контрагент-покупатель перечислил на счет организации некую сумму в счет будущей поставки товара. Необходимо отразить поступление денег в программе. Сделаем это с помощью документа «Поступление на расчетный счет». Для этого пройдем в журнал «Банковские выписки», находится он в разделе «Банк и касса», и оформим поступление денежных средств от покупателя.

Заполняем поля:

Вид операции – оплата от покупателя;

Рег. Номер и дата – пропускаем, так как создаются автоматически;

Плательщик – организация, от которой поступил аванс;

Сумма – указываем сумму поступившей оплаты;

Все остальные поля заполнять не нужно. Просто проверить.

А теперь рассмотрим вариант, если контрагенту был отгружен товар на большую сумму, чем внесенный авансовый платеж. Сформируются проводки с разбиением на оплату отгрузки и задолженность:

В этом случае нужно будет выставлять счет-фактуру на аванс.

И еще один вариант рассмотрим, когда поступила оплата от клиента, ее провели в 1С через документ «Поступление на расчетный счет» и в этот же день происходит отгрузка. Казалось бы, что никакого аванса быть не должно, но если посмотреть внимательно, то поступление денег оформлено раньше по времени, чем создана реализация. Проверим проводки и увидим, что программа также размещает данную сумму на счет 62.02: Дт51 - Кт62.02 «Расчеты по авансам полученным». И по реализации так же:

Дт90.02.1 - Кт41.01 – по отгруженному товару, цена приобретения товаров без НДС;

Дт62.02 - Кт62.01 - зачет аванса покупателя;

Дт62.01 - Кт90.01.1 – отражение задолженности;

Дт90.03 - Кт68.02 - начислен НДС.

Чтобы такого не происходило, нужно оформлять поступление на расчетный счет хотя бы секундой позже, чем реализация.

Перейдем к основному вопросу: как оформить счет-фактуру на аванс в 1С 8.3. Имеется два способа: автоматический и ручной. Ручной режим подразумевает создание документа «Счета-фактуры на аванс» прямо из документа «Поступление на расчетный счет». Делается это через клавишу «Создать на основании», выбрать «Счет-фактура выданный». Откроется сформированный документ. Можно проверить заполнение и провести.

Теперь рассмотрим автоматический. Находим в меню вкладку «Банк и касса», раздел «Регистрация счетов-фактур», заходим в журнал «Счета-фактуры на аванс». Открывается форма обработки, с помощью которой можно провести данное действие. Здесь проставляем период, за который нужно зарегистрировать счета-фактуры и нажимаем клавишу «Заполнить». Программа самостоятельно находит авансовые поступления и заполняет ими табличную часть:

В нижней части экрана находятся настройки этой обработки. Посмотрим, что они в себя включают.

Настройка «Нумерация счетов-фактур» - дает возможность выбора из двух вариантов:

Единая нумерация всех выданных счетов-фактур;

Отдельная нумерация счетов-фактур на аванс с префиксом А.

Дт62.01 - Кт90.01.1 – отражение задолженности;

Дт90.03 - Кт68.02 - начислен НДС.

Регистрировать счета-фактуры всегда при получении аванса;

Не регистрировать счета-фактуры на авансы, зачтенные в течении 5 календарных дней;

Не регистрировать счета-фактуры на авансы, зачтенные до конца месяца;

Не регистрировать счета-фактуры на авансы, зачтенные до конца налогового периода;

Не регистрировать счета-фактуры на авансы (г.13 ст.167 НК РФ).

По умолчанию установлен первый вариант. Это означает, что на все полученные авансы будет выписан счет-фактура.

После установки необходимых настроек нажимаем «Выполнить». Произойдет формирование счетов-фактур на аванс по отображенным поступлениям. Отсюда можно перейти в сформированный счет-фактуру и проверить правильность заполнения. Так же можно зайти в общий список документов этого вида. Для этого нужно нажать на ссылку внизу экрана «Открыть список счетов-фактур на аванс». Созданный счет-фактура будет отображаться с префиксом «А», номер «А1»:

В общем журнале «Счета-фактуры выданные» можно будет легко их отличить от других:

Если необходимо распечатать сразу несколько документов, с зажатой клавишей «Ctrl » выделяете нужные документы и отправляете на печать.

Каждый бухгалтер рано или поздно сталкивается с авансовыми платежами (будь то своим поставщикам или с авансами от покупателей) и в теории знает, что согласно требованиям НК РФ (ст. 154, п. 1; ст. 167, п. 1, пп. 2) с аванса необходимо исчислять НДС на дату его получения. О том, как это сделать на практике счёта-фактуры на аванс в программе 1С 8.3, - наша сегодняшняя статья.

Делаем первоначальные настройки

Заглянем в учётную политику компании и проверим, правильный ли режим налогообложения у нас указан: ОСНО. В разделе «Налоги и отчёты» в закладке «НДС» программа даёт нам выбор нескольких вариантов для регистрации счетов-фактур на аванс (рис. 1) (эта настройка нужна нам, когда мы выступаем в роли продавца).

Мы можем не регистрировать счета-фактуры на аванс в 1С, если:

• аванс был зачтён в пятидневный срок;
• аванс был зачтён до конца месяца;
• аванс был зачтён до конца налогового периода.

Наше право - выбрать любой из них.

Разберём зачёт выставленных авансов и авансов от покупателя.

Учёт в 1С авансов выданных.

Для примера возьмём торговую организацию ООО «Лютик» (мы), которая заключила договор с оптовой компанией ООО «ОПТ» на поставку товара. По условиям договора мы оплачиваем поставщику аванс в размере 70%. После чего получаем товар и расплачиваемся за него окончательно.

В БП 3.0 оформляем банковскую выписку «Списание с расчётного счёта» (рис. 2).

Обращаем внимание на важные детали:

• вид операции «Оплата поставщику»;
• договор (при оприходовании товара договор должен быть идентичен банковской выписке);
• процентную ставку НДС;
• зачёт аванса с НДС автоматически (иной показатель указываем в исключительных случаях);
• при проведении документа мы обязательно должны получить корреспонденцию 51 счёта с авансовым счётом поставщика, в нашем примере это 62.02. Иначе счёт-фактура на аванс в 1С не будет выписан.

Получив оплату, ООО «ОПТ» выставляет нам авансовый счёт-фактуру, который мы также должны провести у себя в программе 1С (рис. 3).

На его основании мы вправе принять сумму НДС по авансу к вычету.

Благодаря галочке «Отразить вычет НДС в книге покупок» счёт-фактура автоматически попадает в книгу покупок, и при проведении документа мы получаем бухгалтерскую проводку с образованием счёта 76.ВА. Обратите внимание, что код вида операции 02 программой присваивается самостоятельно.

В следующем месяце ООО «ОПТ» отгружает нам товар, мы его приходуем в программе с помощью документа «Поступление товара», регистрируем счёт-фактуру. Счета учёта расчётов с контрагентом не исправляем, погашение задолженности выбираем «Автоматически». При проведении документа «Поступление товара» мы обязательно должны получить проводку по зачёту аванса (рис. 4).

При оформлении документа «Формирование записей книги продаж» за февраль мы получаем автоматическое заполнение вкладки «Восстановление НДС» (рис. 5), и эта сумма восстановленного НДС попадает в книгу продаж отчётного периода с кодом операции 22.

Для отражения окончательной оплаты поставщику можем скопировать и провести уже существующий документ «Списание с расчётного счёта», указав нужную сумму.

Формируем книгу покупок, где отражается сумма нашего вычета НДС по предоплате с кодом 02 и книгу продаж, где мы видим сумму восстановленного НДС после получения товара с кодом вида операции 21.

Учёт в 1С авансов полученных

Для примера возьмём знакомую нам организацию ООО «Лютик» (мы), которая заключила договор с фирмой ООО «Атлант» на оказание услуги по доставке товара. По условиям договора покупатель ООО «Атлант» оплачивает нам аванс в размере 30%. После чего мы оказываем ему необходимую услугу.

Методика работы в программе та же самая, как и в предыдущем варианте.

Оформляем поступление аванса в 1С от покупателя документом «Поступление на расчётный счёт» (рис. 6), с последующей регистрацией авансового счёта-фактуры, которая даёт нам бухгалтерские проводки по начислению НДС с аванса (рис. 7).

Зарегистрировать счёт-фактуру на аванс в 1С можно непосредственно из документа «Поступление на расчётный счёт», а можно воспользоваться обработкой «Регистрация счетов-фактур на аванс», которая расположена в разделе «Банк и касса». В любом случае она сразу попадает в книгу продаж.

В момент проведения документа «Реализация услуги» аванс покупателя будет зачтён (рис. 8), а при оформлении документа «Формирование записей книги покупок» (рис. 9) сумма НДС с аванса полученного будет принята к вычету, счёт 76.АВ закрыт (рис. 10).

Для проверки плодов своей работы бухгалтеру обычно достаточно сформировать книги покупок и продаж, а также проанализировать отчёт «Анализ учёта по НДС».

Работайте в 1С с удовольствием!

Если у вас остались вопросы по счетам-фактурам на аванс в 1С 8.3 - смело задавайте их нам на выделенную . работают 7 дней в неделю и помогут в самых сложных ситуациях в налоговом и бухгалтерском учёте.